Chat kerja terlihat kecil, Tetapi biayanya besar
Banyak tim modern bekerja lewat grup chat. Keputusan dibuat di sela percakapan, revisi dikirim sebagai pesan pendek, deadline disepakati cepat, dan update penting sering muncul tanpa struktur yang rapi. Di permukaan, membaca chat kerja terlihat seperti aktivitas ringan. Masalahnya, aktivitas ini terjadi berkali-kali dalam sehari dan sering memotong pekerjaan utama.
Pertanyaan pentingnya bukan hanya: berapa banyak chat yang masuk? Pertanyaan yang lebih strategis adalah: berapa jam waktu kerja yang hilang untuk membaca ulang, mencari informasi, memahami konteks, dan memastikan keputusan terakhir?
Artikel ini membahas biaya waktu dari chat kerja menggunakan pendekatan ilmiah-populer: menggabungkan temuan riset tentang komunikasi digital, pencarian informasi, dan interupsi kerja, lalu menerjemahkannya ke dalam model estimasi sederhana untuk memahami potensi benefit Sumrize.
Hipotesis utama: semakin banyak keputusan dan konteks kerja hidup di chat, semakin besar biaya waktu yang tidak terlihat - terutama untuk manager, team lead, PIC project, admin operasional, dan anggota tim yang sering tertinggal percakapan.
Komunikasi digital memang memakan porsi besar waktu kerja
Riset McKinsey Global Institute menemukan bahwa interaction workers menghabiskan sekitar 28% dari minggu kerja untuk mengelola email, dan hampir 20% untuk mencari informasi internal atau mencari kolega yang bisa membantu tugas tertentu [1]. Dalam laporan media center McKinsey, angka itu diterjemahkan menjadi sekitar 13 jam per minggu untuk menulis, membaca, dan menjawab email, ditambah sekitar 9 jam untuk mencari informasi [2].
Walaupun riset tersebut berfokus pada email dan social technologies, pola masalahnya sangat relevan untuk chat kerja: informasi penting tersebar di banyak pesan, keputusan terkubur di percakapan, dan user harus melakukan pekerjaan tambahan untuk menemukan konteks yang sebenarnya sudah pernah dibahas.
Riset Microsoft Work Trend Index 2024 juga menunjukkan bahwa workday modern cenderung berat di komunikasi. Dalam Microsoft 365, pengguna menghabiskan sekitar 60% waktu di email, chat, dan meeting, dan hanya 40% di aplikasi creation seperti Word dan PowerPoint [3]. Pada laporan WorkLab 2025, Microsoft juga menyebut karyawan Microsoft 365 rata-rata terinterupsi setiap 2 menit oleh meeting, email, atau notifikasi [4].
Dengan kata lain, chat bukan sekadar kanal komunikasi. Chat adalah bagian dari beban kognitif kerja: user harus membaca, memilah, mengingat, menafsirkan, lalu mengubah percakapan menjadi keputusan atau tindakan.
Tabel 1. Temuan riset yang relevan
| Temuan |
Implikasi untuk chat kerja |
Sumber |
| 28% minggu kerja untuk email; hampir 20% untuk mencari informasi internal |
Banyak waktu habis bukan untuk eksekusi, tetapi untuk mencari dan memahami informasi yang sudah pernah dikirim. |
McKinsey Global Institute, 2012 |
| 13 jam/minggu untuk email dan 9 jam/minggu untuk mencari informasi |
Biaya komunikasi dan pencarian informasi bisa setara lebih dari dua hari kerja per minggu. |
McKinsey Media Center, 2012 |
| 60% waktu di email, chat, dan meeting |
Pekerjaan modern makin terserap ke aktivitas komunikasi, bukan hanya produksi output. |
Microsoft Work Trend Index, 2024 |
| Interupsi rata-rata setiap 2 menit |
Notifikasi dan app switching membuat fokus kerja makin terfragmentasi. |
Microsoft WorkLab, 2025 |
Kenapa chat kerja terasa lebih melelahkan daripada sekadar membaca pesan?
a. Chat tidak selalu punya struktur
Email biasanya punya subjek. Dokumen punya heading. Meeting punya agenda. Chat grup sering tidak punya struktur yang stabil. Satu percakapan bisa bercampur antara update, candaan, revisi, keputusan, dan pertanyaan baru. Karena itu, user tidak hanya membaca pesan, tetapi juga menyusun ulang konteks secara mental.
b. Keputusan sering muncul secara implisit
Dalam chat kerja, keputusan tidak selalu ditulis sebagai “keputusan final”. Kadang bentuknya hanya pesan seperti “oke pakai versi B aja”, “berarti deadline Jumat ya”, atau “Alya yang follow up vendor”. Bagi orang yang membaca belakangan, pesan seperti ini mudah terlewat.
c. Pencarian manual tidak sama dengan pemahaman
Fitur search di aplikasi chat bisa menemukan kata kunci, tetapi belum tentu menjawab pertanyaan: apa konteksnya, siapa PIC-nya, keputusan mana yang terakhir, dan apa yang harus dilakukan berikutnya. Pencarian manual sering memindahkan beban kerja dari mesin ke otak user.
d. Interupsi mengurangi kualitas fokus
Riset tentang interrupted work menunjukkan bahwa interupsi menambah beban reorientasi: setelah berpindah konteks, pekerja perlu waktu untuk kembali ke tugas utama [5]. Dalam konteks chat kerja, masalahnya bukan hanya satu notifikasi, tetapi siklus berulang: cek chat, baca sebagian, cari konteks, kembali kerja, lalu terganggu lagi.
Model estimasi: berapa jam sebenarnya habis untuk membaca chat kerja?
Karena intensitas chat berbeda antar tim, estimasi perlu dibuat sebagai model skenario, bukan angka tunggal. Berikut model sederhana berbasis asumsi 5 hari kerja per minggu.
Rumus estimasi: waktu baca chat per minggu = menit catch-up chat per hari × 5 ÷ 60
Tabel 2. Estimasi waktu membaca chat kerja
| Skenario |
Menit catch-up chat per hari |
Jam per minggu |
Jam per bulan (4 minggu) |
| Ringan |
30 menit |
2.5 jam |
10 jam |
| Sedang |
60 menit |
5 jam |
20 jam |
| Tinggi |
90 menit |
7.5 jam |
30 jam |
| Sangat tinggi |
120 menit |
10 jam |
40 jam |
Interpretasi: seorang manager atau team lead yang menghabiskan 60 menit per hari untuk catch-up chat berarti mengalokasikan sekitar 5 jam per minggu, atau 20 jam per bulan, hanya untuk membaca ulang dan mencari konteks. Pada skenario tinggi, angkanya bisa mencapai 7,5 jam per minggu. Itu hampir setara satu hari kerja penuh.
Bagaimana Sumrize mengurangi waktu tersebut?
Sumrize tidak menghilangkan kebutuhan komunikasi manusia. Yang dikurangi adalah pekerjaan manual untuk mengubah chat panjang menjadi pemahaman: membaca ulang, memilah pesan penting, mencari keputusan, dan menanyakan konteks yang sudah pernah dibahas.
Secara praktis, Sumrize membantu melalui tiga mekanisme utama: ringkasan percakapan, penjelasan konteks, dan tanya jawab interaktif lewat Rizz berdasarkan informasi yang tersedia di grup yang sudah terhubung. Dengan cara ini, user tidak perlu selalu memulai dari scroll panjang. User bisa mulai dari hasil pemahaman yang lebih terstruktur.
Summary: Mengubah percakapan panjang menjadi poin penting, keputusan, task, jadwal, dan update utama.
Ask Rizz: User bisa bertanya secara spesifik: keputusan terakhir apa, siapa yang perlu follow up, apa update vendor, atau apa yang kelewat hari ini.
Knowledge Recall: User bisa mencari kembali informasi lama setelah Sumrize terhubung ke grup, misalnya keputusan minggu lalu, deadline yang disepakati, atau PIC yang ditunjuk.
Mind Map: Diskusi yang bercabang bisa disusun menjadi struktur topik sehingga lebih mudah dipahami dan dibagikan.
Estimasi penghematan waktu dengan Sumrize
Untuk menjaga klaim tetap realistis, artikel ini tidak mengasumsikan bahwa Sumrize menghilangkan seluruh waktu membaca chat. Sebagian chat tetap perlu dibaca langsung, terutama pesan yang memerlukan respons personal atau keputusan sensitif. Estimasi yang lebih hati-hati adalah: Sumrize dapat mengurangi 40-60% waktu pada aktivitas catch-up dan pencarian informasi, bukan semua waktu komunikasi.
Tabel 3. Potensi penghematan waktu
| Skenario |
Waktu chat per minggu |
Hemat 40% |
Hemat 50% |
Hemat 60% |
| Ringan |
2.5 jam |
1 jam |
1.25 jam |
1.5 jam |
| Sedang |
5 jam |
2 jam |
2.5 jam |
3 jam |
| Tinggi |
7.5 jam |
3 jam |
3.75 jam |
4.5 jam |
| Sangat tinggi |
10 jam |
4 jam |
5 jam |
6 jam |
Contoh interpretasi: jika seorang team lead menghabiskan 60 menit per hari untuk catch-up chat, maka waktu chat-nya sekitar 5 jam per minggu. Jika Sumrize memangkas 50% dari aktivitas catch-up dan pencarian informasi, potensi penghematan adalah sekitar 2,5 jam per minggu atau 10 jam per bulan.
Use case: manager campaign yang memegang banyak grup
Bayangkan seorang marketing manager memegang tiga grup aktif: grup campaign, grup creative, dan grup vendor. Dalam satu hari, setiap grup bisa berisi puluhan sampai ratusan pesan. Yang perlu diketahui manager bukan seluruh pesan, melainkan hal-hal seperti: keputusan terbaru, deadline yang berubah, aset yang masih kurang, PIC yang perlu follow up, dan isu yang berisiko menghambat launch.
Tanpa Sumrize, manager perlu membuka tiap grup, scroll percakapan, membaca pesan yang relevan, mengingat konteks, lalu menyusun kesimpulan sendiri. Dengan Sumrize, manager bisa mulai dari ringkasan, lalu bertanya ke Rizz: “Apa keputusan penting di grup Campaign hari ini?”, “Siapa yang belum follow up vendor?”, atau “Apa risiko yang muncul dari diskusi terakhir?”
Perbedaannya bukan sekadar membaca lebih cepat. Perbedaannya adalah perpindahan dari proses manual menuju proses berbasis pemahaman. User tidak lagi mencari jarum di tumpukan pesan; user menanyakan informasi yang dibutuhkan dan mendapatkan jawaban berdasarkan konteks grup yang tersedia.
Batasan klaim: apa yang perlu dipahami dengan jujur
Estimasi penghematan waktu dalam artikel ini adalah model berbasis skenario. Angka aktual akan berbeda tergantung jumlah grup, volume pesan, kebiasaan kerja, kualitas prompt, dan seberapa sering user memakai Sumrize untuk catch-up atau recall informasi.
Sumrize hanya bisa membantu berdasarkan informasi yang tersedia di grup yang sudah terhubung. Untuk Knowledge Recall, informasi yang dibahas sebelum Sumrize bergabung ke grup tidak otomatis tersedia sebagai konteks.
Sumrize bukan pengganti komunikasi tim. Sumrize membantu user memahami, mencari, dan menstrukturkan informasi; keputusan akhir dan koordinasi tetap dilakukan oleh manusia.
Kesimpulan
Waktu yang dihabiskan untuk membaca chat kerja sering tidak terasa karena tersebar dalam potongan kecil: 5 menit di pagi hari, 10 menit setelah meeting, 15 menit sebelum pulang, lalu beberapa kali cek notifikasi di sela pekerjaan. Namun jika dijumlahkan, waktu itu bisa menjadi 2,5-7,5 jam per minggu, bahkan lebih untuk role yang aktif di banyak grup.
Masalah terbesar bukan hanya membaca pesan, tetapi memahami konteks: keputusan mana yang terbaru, siapa PIC-nya, apa deadline-nya, dan apa yang harus dilakukan berikutnya. Di sinilah Sumrize relevan: membantu user berpindah dari scrolling panjang ke understanding yang lebih cepat dan terarah.
Untuk manager, team lead, PIC project, admin operasional, dan anggota tim yang sering tertinggal percakapan, penghematan waktu 1-4,5 jam per minggu adalah estimasi yang masuk akal untuk skenario penggunaan yang fokus pada catch-up dan pencarian informasi. Dalam jangka panjang, manfaat yang lebih besar bukan hanya waktu yang hemat, tetapi kejernihan dalam mengambil keputusan.
Coba sekarang: Hubungkan grup WhatsApp kerja kalian ke Sumrize, lalu tanyakan ke Rizz: “Apa keputusan penting yang saya lewatkan dari grup ini?”
